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Capita spesso di intervenire presso i nostri clienti per porre rimedio ad un problema abbastanza diffuso: l'invio di newsletter ad un elevato numero di destinatari da programmi di posta elettronica tradizionali (outlook, thunderbird, entourage, etc.).

Il problema è che chi riceve la email di informazione periodica, inizia a riceverla "come spam". A questo punto, è già tardi per fare marcia indietro. Meglio prevenire.

Quando diciamo ad Outlook di inviare ad un elenco di indirizzi (diciamo sopra i 50 indirizzi, se i numeri sono piccoli, per non parlare delle migliaia di indirizzi dei database più strutturati), il programma di posta spedisce il nostro messaggio contemporaneamente a tutto l'elenco di destinatari.
Al terzo o quarto invio, il dominio (@nomeazienda.it) viene identificato come un dominio da cui partono messaggi di spam: troppe email a troppi indirizzi contemporaneamente.
Inoltre, capita che, anche quando spediamo email tradizionali, a singole persone, il messaggio sia considerato dai server che ricevono, smistano e inviano la posta, come qualcosa di indesiderato. La "reputazione" del nostro dominio e dei nostri IP è da preservare nel tempo, altrimenti tornare indietro è sempre molto difficile.

Come prevenire?
Posto che i destinatari nella nostra mailing list siano tutti consenzienti, consapevoli e che venga rispettata la legge sul trattamento dei dati, esistono semplici programmi utili per inviare le email ad un elevato numero di contatti, senza che nulla finisca nella "liste nere" dei sistemi informatici. Sono applicazioni disponibili il più delle volte con le stesse piattaforme su cui è costruito il sito (come joomla) o esterni ma di facile gestione da qualunque computer: spesso infatti vivono sul web, non sul PC.

Qualche semplice accorgimento adottato da questi sistemi?
500 destinatari vengono suddivisi in gruppi da 50 destinatari ciascuno. Inviate le prime 50 email, il sistema attende un certo numero di secondi (60 almeno) e poi procede con l'invio delle successive 50 email, e così via. Il tutto va calibrato con i tempi di "timeout" del server su cui si lavora: il server fa cadere la connessione di solito dopo 120 secondi.

Inoltre, la maggior parte dei programmi di invio newsletter sono utili perchè ad ogni destinatario risulta chiaro solamente il proprio indirizzo anzichè il classico "undisclosed recipient" o, cosa peggiore di tutte, l'elenco completo dei destinatari. Ma sono utili anche le statistiche fornite: quanti destinatari hanno effettivamente aperto l'email, quante volte l'hanno aperta, a che ora, etc...

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